Jak złożyć wniosek - krok po kroku
Termin składania wniosków: 30 marca 2012
UWAGA: Prosimy zapoznać się z dokumentem "Wymagana dokumentacja i sposób składania wniosków"
Kolejne etapy procesu wnioskowania i selekcji:
- Sprawdzenie czy jest się osobą uprawnioną do korzystania z akcji Asystentury Grundtviga.
- Wybór konkretnej organizacji goszczącej i zaplanowanie programu wizyty.
Nie istnieje centralna baza instytucji zagranicznych gotowych gościć asystentów Grundtviga. Jednakże polska Narodowa Agencja publikuje na swej stronie internetowej oferty od organizacji w innych państwach europejskich chcących gościć asystentów. Zainteresowane osoby mogą również szukać instytucji na własną rękę. Aby ułatwić Państwu ten proces można wypełnić formularz zgłoszeniowy dla poszukujących organizacji goszczącej i przesłać go do polskiej Narodowej Agencji, która z kolei roześle go do Narodowych Agencji w innych państwach.
- Uzyskanie listu potwierdzającego z organizacji goszczącej (Letter of Acceptance).
List musi stanowić potwierdzenie danych zawartych we wniosku o dofinansowanie, m.in. danych osobowych wnioskodawcy, miejsca i czasu trwania Asystentury, jej celów ogólnych i programu. List musi zawierać także nazwę i adres oraz informacje o profilu działalności organizacji goszczącej Asystenta. Oryginał listu intencyjnego lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, podpisane przez prawnego reprezentanta organizacji goszczącej, należy przesłać wraz z wnioskiem o dofinansowanie wyjazdu na Asystenturę. Wnioski bez załączonego listu będą odrzucane jako nieuprawnione (modelowy list intencyjny).
- Wypełnienie formularza wniosku.
Jest to dokument stanowiący podstawę określenia wysokości dofinansowania. Należy dokładnie zaplanować wydatki związane z udziałem w asystenturze w oparciu o obowiązujące wytyczne, gdyż po zaakceptowaniu wniosku przez Narodową Agencję, żadne zmiany nie będą już możliwe. Nie są też możliwe transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu.
- Złożenie do Narodowej Agencji pełnej dokumentacji wniosku.
- Rejestracja wniosku przez Narodową Agencję i nadanie mu numeru rejestracyjnego - informacja przesyłana jest drogą mailową na adres podany we wniosku, około miesiąca po terminie składania wniosków.
- Ocena formalna – podlegają jej wszystkie wnioski złożone do danej Narodowej Agencji. Wnioski nie spełniające kryteriów formalnych są odrzucane i nie są poddawane ocenie jakościowej.
- Ocena jakościowa – dokonywana w oparciu o kartę oceny jakościowej przygotowaną przez Komisję Europejską, wspólną dla wszystkich krajów uczestniczących w Programie.
- Decyzje selekcyjne – podejmowane są przez Zarząd FRSE na podstawie rekomendacji Komitetu Ewaluacyjnego, które z kolei są dokonywane w oparciu o analizę wniosków i opinie Narodowej Agencji. Decyzje podejmowane są w ciągu ok. 8 tygodni po terminie składania wniosków.
- Informacja pisemna o wynikach selekcji - publikowana na stronie Narodowej Agencji oraz przesyłana listem poleconym na adres prywatny wnioskodawcy (podany we wniosku). Powiadomienia przesyłane są maksymalnie 2 tygodnie po podjęciu decyzji selekcyjnych.
- W przypadku odrzucenia wniosku wnioskodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizacji goszczącej i do odwołania Asystentury.
- W przypadku akceptacji wniosku wnioskodawca jest zobowiązany potwierdzić swój udział w Asystenturze u organizacji goszczącej.
- Osoby, którym zostało przyznane dofinansowanie informowane są o potrzebie zalogowania się na stronie http://online.frse.org.pl w bazie "FRSE-System dokumentów OnLine", gdzie wypełniają ankietę z danymi potrzebnymi do przygotowania umowy finansowej (zgodnie z zaleceniami instrukcji). Na podstawie przesłanych danych Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową i udostępnia ją do pobrania w wersji elektronicznej. Po odesłaniu wydrukowanej umowy i podpisaniu jej przez obie strony - beneficjenta i Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania) na konto beneficjenta w terminie do 45 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony.
- Po powrocie z Asystentury należy rozliczyć się z wykorzystania przyznanego dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Raport końcowy należy wypełnić elektronicznie, a następnie podpisaną wersję przesłać pocztą do Narodowej Agencji.
UWAGA! Należy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez okres określony w umowie.
Narodowa Agencja dokonując oceny raportów końcowych typuje tzw. przykłady „dobrej praktyki”. Beneficjenci, których raporty zostały wysoko ocenione za wykazany wpływ szkolenia na rozwój zawodowy i osobisty, jak również na dorosłych słuchaczy i organizację macierzystą beneficjenta, proszeni są o przygotowanie specjalnych sprawozdań ze zrealizowanych działań. Opisy wyjazdów publikowane są na naszej stronie internetowej.